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本当に"総務は1人で十分こなせる"のか？総務の人「単なる事務作業だけだと思ってるんだろうか…」
日経ビジネスの「総務は1人で十分こなせる」という記事に賛否両論が集まっています。
一人でこなしている企業も多くあるようですが、実際はどうなのでしょうか。
まとめ
- 総務を一人に任せている企業に関する記事に賛否両論がクラウドサービス駆使すれば50名程度の企業でも総務業務は一人でも処理できる、という趣旨の記事です。
- リンク 日経ビジネスオンライン 8855 803 users総務は1人で十分こなせる総務部や人事部をはじめとした間接部門。なくてはならない存在だが、コストアップ要因と見なされることも多い。そんななかITを駆使することで1人で総務部門をこなす会社があった。
cdb @C4Dbeginner2016-12-06 07:49:00
「大企業でもＩＴで合理化すれば少人数の雇用でいいのだ、総務など一人にして経費削減だ～」というこの思想、その一人が会社に反旗を翻した瞬間「たった一人の労働紛争」「ワンオペストライキ」が可能になるのでお薦め 総務は1人で十分こなせる business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/16…- cdb @C4Dbeginner2016-12-06 21:53:25
改めて記事を読み見直したが、バイト含め50人を抱える企業で、スマホに050アプリを入れて代表電話をスマホで受けながらLINEで全員の勤怠連絡・管理をこなす一人総務部、システムが合理的なのではなく単にこの女性が超人なだけではないのか。 business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/16… 
ＭＵＲＡＪＩ @murajidash2016-12-05 20:20:57
「色んなアプリで無駄な事務人員減らせる」という記事ですが、ツッコミ入れると 「そんな1人で沢山アプリ使いこなせる人少ないよね」 「そんな優秀な人が1人で何もかも事務やらされるブラック企業に入りたがる？」 総務は1人で十分こなせる business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/16…
青識亜論 @dokuninjin_blue2016-12-06 19:45:45
@C4Dbeginner 記事の中身を読むと、結局、直接部門に総務の仕事を外出ししているのが大部分なので、集約性や専門性が低下して、ある程度以上の規模になるとかえって効率が低下する（直接部門に負担がかかりすぎる）感じがしますね。
ssrqmil @ssrqmil2016-12-06 16:10:06
@C4Dbeginner @aequitas1500 @nikkeibusiness 経営者がどこまで求めるかによるが、記事の規模の会社なら、一人で充分対応出来る。 ただ、どうしてもマンパワーを要する臨時的業務の場合、他の部署の人間を仕込む必要が生じるが。
dada @yuuraku2016-12-06 14:50:04
そりゃ馬鹿から電話がかかってこないという超絶ホワイト環境でないと成立せん理論や。 business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/16…
ガイチ @gaitifujiyama2016-12-06 11:32:11
バックアップのないシステム、最初からバックアップの必要性を放棄しているシステムほど脆弱で役立たずなものはない／総務は1人で十分こなせる business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/16…
シン・ほいっぷ @sin_deviding2016-12-07 12:05:20
RT＞会員登録してないから全部読めないけど、無料で読める部分だけでも一人で8つの仕事をやっているというだけで十分超人だった。この総務の女性、相当良い給料貰ってないと大企業に引き抜かれるのでは……？
Saitoh Masaya @MS31102016-12-06 01:05:54
「1人でこなせる」から「1人にやらせておけば良い」とはならない。それはしてはいけない。任された人に休暇を与えることを全く考慮してない。総務がそんな仕事の仕方ではいけない。一介の総務部員として大変腹立たしい。 総務は1人で十分こなせる business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/16…
月戌👺㌠ @_moondoggie2016-12-06 11:36:01
散々指摘されてるけど、その一人の総務の人が病気になったり交通事故を起こしたり着服したりした場合のリスクヘッジが全く考慮されていないし、冗長化のない仕組みとか怖くて使えない机上の空論というだけの話ですな / 総務は1人で十分こなせる business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/16…
yocco(よっこ) @yocco_post2016-12-06 17:39:02
スキャンマンかｗエイトの名刺スキャンしてもらったことある。やっぱりクラウドサービスどんどん入れてった方がいいよね。大賛成派。 総務は1人で十分こなせる business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/16…
Yappie @capt_yappie2016-12-06 19:56:54
総務は1人で十分こなせる スキャンマン business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/16… >アルバイトを含め50人のメンバー これ、正社員が多いと解釈するからおかしくなるのであって、ほとんどバイトじゃないのか？ scanman.in/company/
Funada @sentoki2016-12-07 16:26:22
「総務は1人で十分こなせる」のリンクが繰り返し流れてくるけど、そのたびに「オレなんか総務と営業と開発と経営と……ぜんぶ1人だぜ。十分こなしてないけど」って思ってちょっと疲れるのでもうやめてｗ
高橋雄一郎 @kamatatylaw2016-12-07 13:16:34
「総務は１人で十分こなせる」という記事を読んだが，自分の秘書もそんな感じ。訴訟書類提出準備と報告，郵便物管理，受発注・請求・購買・会計，40人分の給与人事管理と，総務がやる仕事をほぼ１人でこなす。忙しいときは外注先をアメとムチで上手く使っている。外注先は俺だけどね。
じぇにお No.29 @trico_trico2016-12-07 16:29:20
総務は、ルーチンをこなすのが仕事じゃなくて、ルーチン外のイレギュラーな業務に対していかに対応するか、またその準備をしておくのが仕事だからな。そりゃルーチンを回すだけなら一人で十分やろ。- 総務経験者の意見「総務の仕事は単なる事務作業だけではない」
emifuwa（工藤P） @emifuwa2016-12-05 17:16:17
元総務だった人間からすると「そりゃ出来るよ。出来るけどさ…」です。総務って、「それ以外」の仕事の割合が大きいんだよ。 いま実質100人単位の総務をほぼ一人でやってる元上司は死にそうだよ… 総務は1人で十分こなせる business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/16…
総務は1人で十分こなせる
進化した自動化技術で大企業でも省人化は可能
間接部門が仕事の“邪魔”をする──。そんな不満を持つ直接部門の社員が増えている。実情に合わないルールを導入する一方、形骸化した古い仕組みは固守しようとする。「存在意義を守るため、無理に仕事を作っている」。これが多くの直接部門社員の見立てだ。過去を振り返って見ても、間接部門は企業の要であるにもかかわらず「コストアップ要因」と見なされることが多かった。では間接部門をどこまでスリム化することが可能なのか。基幹システムを販売するスマイルワークス（東京・千代田）の坂本恒之社長は「クラウドを駆使すれば大企業でも1人で十分こなせる。できない理由があるとすれば、仕組みの問題ではなく、部門の既得権益だろう」とみる。この考えを実践している企業がある。スキャンマン（杉本勝男社長）という会社だ。アルバイトを含め50人のメンバーがいる企業で、この会社の総務部門は久保田ゆみえ氏しかいない。電話の取次から案件管理まで何でもこなす。こんな芸当が可能なのは10のクラウドサービスを使いこなしているからだ。中小企業の総務の仕事は多岐にわたるが、久保田氏の場合、大別すると次の8つの作業が中心で、それぞれクラウドを使いこなし、たった1人で業務を遂行する。以下、具体的に見ていこう。スキャンマンの久保田ゆみえ氏はクラウドをこなし1人で総務業務をこなす①社外文書作成（請求書、見積書、納品書など）
⇒Misoca「Misoca」使用（直接部門がデータ入力すれば、書面作成から郵送まで代行）②経費精算
⇒グーグル「Googleスプレッドシート」使用（直接部門が基本データを入力すれば、自動計算・処理）③社員教育
⇒スタディスト「Teachme Biz」使用（業務用マニュアルの編集代行）④電話応対
⇒NTTコミュニケーションズ「050plus」使用（スマートフォンを設定すれば、どこにいても代表電話が取れる）⑤契約書のリーガルチェック
⇒弁護士ドットコム「クラウドサイン」使用（契約の締結や管理を代行）⑥労務管理・勤怠管理
⇒LINE「LINE」使用（アルバイトの勤務希望や出勤管理はLINEで集約）⑦出入金管理
⇒ネットプロテクションズ「NP後払い」使用（債権管理代行）⑧業務報告書、日報管理
⇒グーグル「Googleドキュメント」使用（直接部門が書き込み経営陣が直接閲覧）
どうしても業務量が集中するときはキャスター（東京・渋谷、中川翔太社長）が提供するオンラインアシスタントサービス「キャスタービズ」を使い、経理業務や入力作業を依頼する。これ以外でも久保田氏は作業することはなく、管理業務に徹する。そもそもクラウドサービスをフル活用することを前提に業務プロセスを設計しているため、無駄がない。「規模が大きくなっても私だけでやっていけそう」（久保田氏）。大企業でも省人化は可能
もっともスキャンマンのような新興企業は業務手順を整備する段階でクラウドを導入しているので、間接部門を小さくしやすい。だが大企業でも省人化は可能だ。企業規模を問わず間接部門のスリム化に役立つ技術として注目されているのがロボティクス・プロセス・オートメーション（RPA）だ。実際のロボットに作業させるわけではない。クリック操作や文字入力、コピーアンドペースト、ソフトの起動といった人間が行うパソコン操作を自動化できるというもの。複数のソフトにまたがった業務処理が可能で、人がこなしていた業務を交代できる。例えば顧客データベースを参照し、氏名や連絡先などをコピーして受注システムへ入力。さらに電子メールを立ち上げて、宛先や件名、本文までも入力して送るといったこともこなせる。人手だと30分ほどかかっていた業務が、RPAでは1分ほどで完了してしまう。年中無休でミスもしない。ホワイトカラー職場の定型的な作業を自動化できるのだ。RPAに詳しいデロイトトーマツコンサルティングの信國泰パートナーは「間接部門内で人力でこなしている業務の多くはRPAに置き換えられる。クリエイティブな業務以外はなくなる」とみる。人工知能が人間の能力を超えることで起こる出来事「シンギュラティ」が2045年に訪れると言われている。その時、AI（人工知能）に様々な仕事が奪われると言われるが、2045年を待つまでもなくRPAによって定型作業は置き換えられる可能性が高いというわけだ。RPAで業務を自動化できれば、間接部門が肥大化することもなく、少ない人員で乗り切れる可能性を秘めている。技術の進化により間接部門は極限までスリム化できる時代が近づきつつある。1人で管理部門を担うために使える代表的なクラウドサービス サービス名 会社名 機能 freeeシリーズ freee 入力自動化で経理業務や給与計算など効率化 Misoca Misoca 請求書、見積書、納品書の作成し郵送まで支援 Teachme Biz スタディスト 業務用マニュアルを電子化し管理 ジョブカン Donuts 勤怠管理や集計、シフト作成などを面倒な作業を自動化 クラウドサイン 弁護士ドットコム 電子契約の締結や管理をしてくれる BORDER ボーダー 海外出張者向けに航空券やホテルを手配 ClearWorks スマイルワークス 売上や仕入れ経費などのデータを自動会計仕分け NP後払い ネットプロテクションズ 消費者向けに商品到着後に後払いできる キャスタービズ キャスター オンライン秘書サービス
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