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「働き方改革プロジェクトチーム」に選ばれた営業部のエース、純太郎。でも、改革はなかなかうまくいかないようで……。
2019年09月10日 10時00分 公開
[PR／ITmedia]
「働き方改革」を目指す会社であれば、最初に実現したいと考えるのが、「モバイルワーク」の環境作りではないだろうか。
時間や場所を選ばず、必要なときにすぐ、スマートフォンなどのモバイルデバイスで仕事のメールやデータにアクセスできなければ、仕事の効率が著しく下がってしまうだけでなく、顧客対応の面でも競合他社に後れを取ってしまいかねない。
最近では、メールやスケジュールといったコラボレーション系のシステムをクラウドサービスとして導入し、社外での利用が可能になっている企業も多いが、それは本当の意味で「いつでもどこでも」仕事ができる環境なのだろうか。また、その環境は、会社としてモバイルワークを認めることによるセキュリティリスクを考慮に入れたものなのだろうか――。
この物語では、中堅の事務機器商社に勤めて3年目の営業部員である「純太郎」と、大学の同期で、今は大手企業の情報システム担当部署に勤める「徹也」の再会を通じて、「ユーザー」と「会社」の双方の立場から、あるべき「モバイルワーク環境」の姿を明らかにする。
「働き方改革プロジェクトチーム」に選ばれた営業部エースの憂鬱
「いやぁ、遅くなった。すまん」
純太郎が、新宿駅近くのビアバーに駆け込んだのは、約束していた時間を既に40分ほど過ぎたころだった。先に到着していた徹也は、既に2杯目のビールを片手に、盛り合わせのチーズをつまんでいる。純太郎を見つけると、ニヤニヤと笑いながら嫌味を言った。
「僕のほうこそ、営業の若手エース様に貴重な時間を使わせてしまって申し訳ないね」
「……まったく、久しぶりに会うのに相変わらずだな。カンベンしてくれよ」
「冗談に決まってるだろ。まずはお疲れさま。何飲む？」
純太郎と徹也は、大学同期のサークル仲間だった。学部は別だったが、名字が同じことをきっかけに話すようになった二人は、なぜか気が合って、卒業後も互いの近況を報告がてら、年に1度はこうして会って食事をするのが恒例になっていた。
乾杯を済ませ、昔の仲間のうわさ話でひとしきり盛り上がった後、互いの近況報告が始まった。
「俺、最近、営業部で『働き方改革プロジェクトチーム』のメンバーに指名されたんだ」
「へぇ、それって大ばってきじゃないか」
「そうでもないよ。部長から『やりたいヤツが他にいないから、お前、会議出ておいて』みたいな感じで指名されたし」
「ふうん」
「一応、経営陣が作った超抽象的な『働き方改革のゴール』とやらはあって、“その実現のために具体的に何をやるか”から考えなきゃいけないんだ。会議は何度もあったんだけど、方向が定まらなくてね」
徹也は、情報システム部門に所属していることもあって、純太郎が勤める会社の情報環境が気になったようだ。
「あのさ、純太郎の会社って、外出先でメールやスケジューラー見たりできるのかい？ もしまだなら、自分たち営業チームの仕事を効率化するためのシステムを提案してみるのはどうなんだろう？」
純太郎の反応は、それほど芳しくない。
「そういうことなら、もう、既にやってるんだよ。大手ITベンダーのクラウドサービスを契約していて、基本的に営業部のメンバーは、移動中や自宅からでも、スマートフォンでメールやスケジュールが確認できる」
「そうなんだ。あと、さっきから何気に気になっているんだけど、その大きな紙袋は何？」
「ああ、これ？ うちの商品カタログ一式。明日、朝から新しいお客さんのところに直行なんで、念のため」
「こういうカタログ類は、スマートフォンから見たりできないの？」
「会社のファイルサーバには、データ化された最新のカタログ類があるんだけど、今のところ社外から自由に見られるようにはなっていないんだ。今、見られるのは、クラウドサービス上のメールと営業部のスケジューラーだけ。一応、外からも見られるようにしてほしいって希望は出しているみたいなんだけど、ネットワークの設定が大変とか、セキュリティ上の問題がどうだとかで情報システム部門が首を縦に振らないみたいで、延び延びになってるみたい」
純太郎の話を聞きながら、しばらく考えた様子の徹也だったが、おもむろに手にしていた3杯目のビールをテーブルに置き、自分のカバンからタブレット端末を取り出した。
「あのさ、これ、ちょっと見てよ。うちの会社で入れているモバイルワーク用のツールなんだけど」
社内のファイルサーバやWebシステムにも外出先からアクセスできるって本当？
徹也の会社では、つい最近、e-Janネットワークスが開発している「CACHATTO（カチャット）」という名前のツールを導入していた。徹也は「CACHATTO SecureBrowser」というアプリを立ち上げ指紋認証でログインした。そこからメールやスケジュールなどの社内システムに次々とアクセスして見せた。
特に純太郎の興味をひいたのは、社内のファイルサーバで共有されているとおぼしき「企画書」や、経費申請のWebシステムに「CACHATTO SecureBrowser」からアクセスできることだった。
CACHATTO SecureBrowserのサービスイメージ
「この企画書のファイルって、そのタブレットの中に保存されたやつか？」
「いや、違うよ。CACHATTO SecureBrowserを使って、社内のファイルサーバにあるデータを見ている」
「そんなことができるんだ。あと、さっきの経費申請のシステムは、社内で動いているやつ？」
「そう。締め日を越えそうになったら、隙間時間に電車の中で入力したりもしてる」
この、社内のWebシステムに社外からアクセスできる環境は、純太郎にとって、とても魅力的なものに映った。
「それはいいな！ うちの会社、メールとスケジュールはクラウドで外から見られるのだけれど、経費精算や営業支援のシステムは社内でしか使えなくて、そのためだけに会社に戻らなければいけないことが結構あるのがストレスだったんだ。早速、その『CACHATTO』について、プロジェクトで提案……」
と言ったところで、これまで満面の笑みでまくしたてていた純太郎の顔が、にわかに曇ったのを徹也は見逃さなかった。
いつも忙しい情報システム担当に導入を納得してもらえるか
眉間にしわを寄せた純太郎は話を続ける。
「……あぁ、でも、そういうインターネットと社内のネットワークをつなぐような仕組みって、ネットワークの設定やらシステムの変更やらがいるんだよな。プロジェクトチームには、情報システムの担当者もいるんだけど、いつも忙しそうなんだ。今の業務に加えて、プロジェクトのために、新しいシステムの検討をお願いするのって、ちょっと気がひけてさ」
心配そうに純太郎の言葉を聞いていた徹也の表情が少し緩む。
「なんだ、そんなことか。それについては、あまり心配する必要はないんじゃないかな」
徹也によれば、「CACHATTO」の導入にあたって、ネットワークの構成変更や、設定変更はほとんど必要なかったのだという。純太郎には細かい部分までは理解できなかったが「新たなVPNの導入」や「ファイアウォールの設定変更」といった作業は行わなかったそうだ。
「導入の時には、社内に『CACHATTOサーバー』というのを設置するだけでよかったはずだよ。もちろん、その際には、情報システム部門の協力が必要になるけれど、今、動いているネットワークやシステムの構成を変える必要がなかったんで、そんなに大きな手間ではなかったはずだ」
そう聞いた純太郎が身を乗り出してきた。
「もう1つ、心配なことがあって……。いつでもどこでも働けるようになると、“働き過ぎ”も気にしなければならなくなるだろ。時間外労働ってやつか。これ、人事から『ちゃんと管理できるのか』って聞かれていてさ」
徹也は深くうなずいて話し始めた。
「うちもそこは人事から突っ込まれたところで、その辺の管理もできるサービスは選ぶときの必須条件だったんだ。その点、CACHATTOは、社員ごとにログインできる時間帯や曜日をあらかじめ設定しておけるから、働き過ぎている人がいたら、その機能を使うのもアリかもしれないな」
ここでようやく純太郎に笑顔が戻った。
「そうか、それなら少しは提案しやすくなるかな……」
最も基本的なCACHATTOの導入形態情シス・徹也の「CACHATTO」ワンポイントチェック
チェック1：CACHATTOのトライアルは、情シスの負担いらず！
こんにちは、純太郎の友人の徹也です。このコラムでは、あまりITが得意ではない純太郎にはあえて話さなかった「CACHATTO」のポイントを、ちょっとだけ詳しく読者の皆さんにご紹介します。
さて、最初のポイントは「CACHATTO」のトライアル（試用サービス）について。CACHATTOの導入にあたって、専用VPNの設置やネットワーク構成の大きな変更が必要なく、情シスの負担がないことは純太郎にも話した通りです。
加えて、CACHATTOの開発会社である「e-Janネットワークス」では、導入を検討している企業に対して、1カ月間無償のトライアルサービスを実施しています。トライアルにあたっては、同社からCACHATTOサーバーがインストールされたPCが貸し出されるため、ハードウェアを自前で用意する必要がありません。
また、構築・設置作業も同社のエンジニアがオンサイトで行います。さらに、トライアル期間でも、有償契約ユーザーと"同様の"サポート窓口が利用できるため、評価中に分からないことがあっても、同社のエンジニアが相談に乗ってくれます。
もちろん、1カ月間の評価で納得がいかなければ、料金は支払わずに返却も可能です。僕の会社でも「無償で手間がかからないなら…」とトライアルを申し込んで、少人数で試用し、その結果をもとに導入を決めました。やっぱり「タダで手軽」は魅力的ですよね。
純太郎の表情が和らぐのを見て、徹也は、少し前から気になっていたことを話し出した。
「あと、もしプロジェクトでCACHATTOを検討しようと思うなら、ユーザーの『便利さ』や導入時のサポートの手厚さだけでなく、もう一つ、別の視点での提案を加えると説得力が増すんじゃないかな」
「もう一つの視点？ 何だよ、それ」
「『セキュリティ』だよ」
実は難しい「使いやすくて安全」を実現するには
「メールやスケジュールは社外から見られるけれど、ファイルサーバや業務システムは社内でしか使えない」という純太郎の会社の状況を聞いて、徹也が直観的に危惧したのはセキュリティ上のリスクだった。
「あのさ、今、純太郎の会社では、社外からアクセスできないファイルサーバに最新のカタログ類があるって話をしてたよね」
「おう。だから、俺は必要になりそうな時は、こうやって紙のカタログを持ち歩いてるんだから」
「ほかみんなもそうしているの？」
「うーん、基本的に社内のデータは持ち出し禁止だから、真面目なやつは文句をいいながらも、やっぱり紙を持ち歩いてる。でも、中には会社に電話して、必要な部分のデータだけメールで送ってもらったり、USBメモリにデータをコピーして持ち出したり、個人で使える無料のクラウドストレージサービスを契約して、そこにこっそりコピーしたりしているヤツはいるみたいだな」
「やっぱりね。あと、社内の申請システムや、営業支援システムを、時間がないときに他の人に入力してもらったようなことはないかい？」
「あ。前に一度、出張中にどうしても入力が間に合いそうになくて、代わりに入力してもらったことはあるような気がするな」
「その時、アカウントとパスワードは？」
「電話でこっそり教えて……」
「……あぁ……」
徹也は打ちっぱなしの天井を仰いだ。
「分かっていると思うけれど、そういうのって、会社の情報システムを守るべき立場にある僕らにとっては、看過できない暴挙なんだよ…」
「分かってるよ。悪いとは思っているさ」
徹也は、別に純太郎を脅したかったわけではない。プロジェクトでCACHATTOの導入を提案するにあたって、現状、情報システム部門の目の届かないところで行われている「セキュリティ的にマズい運用」を減らせることも、メリットとして加えることを勧めたかったのだ。
「もちろん、リモートワークを実現していくにあたって最も重要なのは、ユーザー側で、いつでもどこでも、社内にいるときと変わらない便利さでデータやシステムにアクセスできることだよな。外勤の営業ならなおさらだ。だけど、同時に会社としては、情報漏えいのリスクや不正アクセスのリスクをしっかりコントロールする必要があるんだ。聞いた限りでは、恐らく、純太郎の会社は『CACHATTO』を使うことで、その両方の観点でメリットがあるんじゃないかと思うよ」
その後、徹也は純太郎に「CACHATTOには、既にある会社の仕組みと連携可能な、高度な認証システム、セキュリティチェックシステムが用意されていること」や「CACHATTOで社内システムへのアクセスに利用する『CACHATTO SecureBrowser』は、表示したデータをユーザーが他のアプリへコピー＆ペーストできないように設定ができ、使用後は一切のデータを端末側に残さないため、デバイスの盗難や紛失時の情報漏えいリスクを大きく減らせること」などを説明した。
酔いがまわってきた純太郎が、それらをその場できちんと覚えられたかどうかは少し不安だったが……。
情シス・徹也の「CACHATTO」ワンポイントチェック
チェック2：アプリベースのセキュリティ管理は「BYOD」にも最適
2つ目のポイントは、「CACHATTO SecureBrowser」のセキュリティについて。どうやら純太郎の会社では、営業部員に仕事用のスマートフォンを支給しているようなのですが、僕が純太郎に見せた「CACHATTO SecureBrowser」を動かしていたタブレット、あれ、実は私物なんです。
僕の会社では、社員が自分のスマートフォンやタブレットで業務を行う「BYOD（Bring Your Own Device）」を認めています。BYODは、会社の立場からすると端末支給のコストがかからず、ユーザーの立場では普段使い慣れているデバイスで仕事ができるといったメリットがあるため、モバイルワークの選択肢の1つとして注目されています。でも、会社側でガッチリと管理ができる支給端末と比べると、私物端末での業務はセキュリティリスクが高くなってしまうのが悩みのタネです。僕の会社で「CACHATTO」を導入した理由の1つは、BYODでの利用時でも十分なセキュリティが確保できると判断されたためでした。
BYODでの運用時、ユーザーは自分の端末に「CACHATTO SecureBrowser」をインストールして、メールやスケジュール、ファイルといった、業務に関わるデータ、システムへのアクセスは、全てこのアプリを通じて行います。アプリの起動時とシステムへのログイン時には、パスワード入力や生体情報（指紋、顔）による認証が行われます。また、「CACHATTO SecureBrowser」で表示しているデータの、他のアプリへのコピー＆ペースト、スクリーンショット取得は禁止されています。万一、ユーザーの端末が紛失、盗難に遭った場合、あるいは退職した場合などは、管理者側で該当ユーザーのアカウントを無効にすれば、業務データへのアクセスを禁止できます。BYODでのセキュリティ確保については「CACHATTO」でOKです。
CACHATTOで利用できる認証とセキュリティチェック機能いつでもどこでも“社内にいるかのように働ける世界”へ
純太郎の会社の「働き方改革プロジェクト」をどのように進めていくべきか――。二人の熱い議論は、終電近くまで続いた。
今日の段階での結論は「現行のリモートワークよりも利便性を高め、会社としてもセキュリティリスクをコントロールしやすくなる『CACHATTO』の評価を進めながら、並行してリモートワークのルールや情報セキュリティに関するルールをプロジェクトで整備していくべき」というものだった。
また、CACHATTOには、PCで利用できる「CACHATTO Desktop」や、社内にあるPCを社外から操作できるリモートデスクトップツール「Splashtop for CACHATTO」といったオプションも用意されているという。この先、外勤が多い営業部だけでなく、介護や育児に取り組んでいる社員が多い内勤部門にもリモートワークの適用範囲を広げていきたいと考えた場合にも効果がありそうだ。
駅の改札前で別れた純太郎と徹也は、次に会うのを1年後ではなく、2カ月後にしようと約束した。徹也によると、CACHATTOは、導入を検討している企業に対して「1カ月無償」のトライアルサービスを提供しているそうだ。まずはトライアルで少しでも使い勝手を試しておけば、今度会うときには、より具体的にリモートワーク、テレワークの環境作りについて、徹也のアドバイスが受けられるだろう。
手に提げたカタログの束の重さが、さっきよりも少しだけ軽くなったように感じたのは、酔いがまわったせいだけではなさそうだ――。そう、思いながら純太郎は、自宅へ向かう私鉄の改札へと駆け出した。
情シス・徹也の「CACHATTO」ワンポイントチェック
チェック3：外勤社員に人気の理由は専用アプリ並みの使いやすさ！
「CACHATTO」は、特に外勤が多い営業部員からの評価が高いです。その理由は「専用アプリを利用していたときと、ほとんど同じ感覚で使える」というものでした。「CACHATTO SecureBrowser」では、新着メールがある時や設定したスケジュールの直前などに「プッシュ通知」を待ち受け画面に出すことができます。その通知をタップするとログイン認証画面が立ち上がり、パスすれば、通知内容の詳細画面に移行します。各ツールの専用アプリと、使い勝手の面では遜色がありません。この使いやすさが、移動中の電車内や外出先などでの情報チェックでは重要なのです。
CACHATTOは、各社のグループウェア、業務アプリケーション（クラウド含む）との連携が可能です。外勤が多い部署では特に「勤怠管理」や「承認ワークフロー」などとの連携が便利だと評価されています。連携が検証されている、あるいは実績があるアプリケーションはWebサイトにも情報がまとめられていますので、導入検討の際には、ぜひ参考にしてください。
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提供：e-Janネットワークス株式会社
アイティメディア営業企画／制作：ITmedia ビジネスオンライン編集部／掲載内容有効期限：2019年9月30日
アイティメディア営業企画／制作：ITmedia ビジネスオンライン編集部／掲載内容有効期限：2019年9月30日
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