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2019年4月21日日曜日

超簡単にスマホで経費精算できるらしいのでやってみた

勉強の為に転載しました。
https://www.rakurakuseisan.jp/lp/article006.php?utm_source=taboola&utm_medium=display&utm_campaign=article006

スマホでパシャ！OCR機能で経費精算をカンタンに
提供：株式会社ラクス

スマホで撮影したものでOK！進む領収書の電子保存

経費精算の際に必要な「領収書」。
以前は、経費精算が終わっても長期間原本を保管する必要があったため、領収書の管理が大変でした。
しかし、電子帳簿保存法が2005年に改正され、領収書やレシートといった紙の書類をスキャンし、電子保存することが可能になりました。
更に2016年の改正によって、領収書読み取りに関する要件が緩和され、以前は原稿台と一体となっているコピー機などのスキャナで電子化されたデータのみ認められていたものが、スマートフォンでの撮影によるデータでも認められるようになりました。電子保存には、領収書に対し決められた期間にタイムスタンプが付与されていることなどの保存要件が決められています。
電子帳簿保存法に対応することで、経理担当者にとっては、領収書の原本を電子保管できるというメリット があります。しかし、申請者にとっては「経費精算の手間は変わらない」「スキャンするのが面倒」といった反応が多いかもしれません。実際になかなか他の部門の理解が得られず、電子帳簿保存法の導入が進まないという経理担当者の声も聞かれます。
そんな中、最近の経費精算システムでは「OCR機能」を搭載したサービスが増え、自動で領収書の文字を認識し、データ化をしてくれるものが登場しています。
このOCR機能は、経費精算業務の効率化に大きく貢献するだけでなく、電子帳簿保存法の導入を支援してくれる機能でもあります。

OCR機能とは　経費精算の何が変わる？

OCR機能とは　経費精算の何が変わる？
「OCR」とは「Optical Character Recognition/Reader」の頭文字をとったもので、日本語では「光学的文字認識」と訳されます。これは、手書きや印刷された文字を読み取り、デジタルの文字コードに変換する技術のことを指します。
このOCR機能が搭載された経費精算システムを活用すると、撮影した領収書やレシートに記載されている金額や取引先、受領日の情報を読み取り、データ化して、経費精算の申請に必要な情報として利用することができます。この機能により、手入力の手間を大幅に削減し、経費精算の効率化を実現できます。
しかし、
「本当にスマホで撮影しただけで大丈夫？」
「どのくらい経費精算の手間が省けるの？」
と思う方もいるでしょう。
そこで、実際にOCR機能を搭載した経費精算システムを使って、どのくらい経費精算が効率化できるのかを試してみたいと思います。 

OCR機能で領収書を撮影して経費精算を試してみた

今回は株式会社ラクスが提供している経費精算システム「楽楽精算」を使って、OCR機能による経費精算のフローをみていきます。

1.領収書を撮影

経費精算をしたい領収書をスマートフォンにインストールした「楽楽精算」専用アプリで撮影します。
専用アプリで撮影した時点で領収書にタイムスタンプを付与することができます。  
1.領収書を撮影

2.領収書の登録

撮影が完了すると、OCR機能により読み取られた「取引先」・「取引日」「金額」 が表示されます。内容に問題が無ければ、「登録する」を押します。
万が一読み取り内容に誤りがあった場合はその場で修正することができます。 
2.領収書の登録

3.「楽楽精算」の精算画面で登録内容を確認

3.「楽楽精算」の精算画面で登録内容を確認
登録が完了すると、「楽楽精算」内にスマホで撮影した領収書やレシートのデータが保存されます。
画像が正しく登録されているか簡単に確認する事ができます。
3.「楽楽精算」の精算画面で登録内容を確認

4.取り込んだデータを使って経費精算を行う

領収書やレシートがきちんと登録されていることが確認できたら、このデータを使って、経費精算をします。
領収書やレシートのデータを選択すると、自動で「取引先」「日付」「金額」が入力されます。あとは訪問先や利用理由、備考など必要事項を入力し、申請すれば経費精算は完了です。
OCRをもっと知る！
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OCR機能を使った経費精算のメリット

OCR機能を使って経費精算を行うことで、申請者、経理担当者それぞれにメリットがあります。
申請者

申請者

・外出先でも経費精算が可能に
・OCRによる入力補助で入力の手間が大幅に削減
・経費精算にかかっていた時間がぐっと減少
経理担当者

経理担当者

・電子帳簿保存方対応で領収書の電子保管が徹底できる
・入力内容の確認作業が軽減

経費精算システム「楽楽精算」

「楽楽精算」には、OCR機能のほかにも、経費精算をラクにする機能が多く揃えられています。
交通系ICカード取込み
： 利用履歴から交通費申請ができる
規定違反チェック機能
： 申請時の記入漏れやミスに対し、警告文を表示
自動仕訳
： 申請時の項目に勘定科目を自動紐づけ
会計ソフト連携
： 会計ソフトの連携データを作成、手入力ゼロに
また、クラウド型のシステムのため、交通料金の改定や消費税の改正などの更新にも対応しており、自社内でのメンテナンスは不要です。
随時バージョンアップが行われ、経理業務に関わる全ての社員にとって使いやすい経費精算システムとして、クラウド型経費精算システムにおいて導入社数No.1となっています（※）。
※ITR「ITR Market View：予算・経費・就業管理市場2018」SaaS型経費精算市場：累計導入社数ランキング（初期出荷から2017年12月末までの累計導入社数）

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