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2023年12月30日土曜日

Kintone と連携可能なSmartHRでオンライン入社手続き。AWS上でTableauも一緒に運営した方が複数のシステムとの連携がスムーズで良いと思います。更にMonday.comとも連携すると社員がどのプロジェクトで働いているかを把握しやすく、お仕事の自動化に便利な沢山の種類のToolがご用意されており、とても便利な様で御座います。

https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/ddhd.html

https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/ddhd.html

DDホールディングス
【業務内容】
飲食事業・アミューズメント事業
【利用用途】
採用手続きに伴うSmart HR連携
  • 入社までの機会損失を回避、最短1日で入社出来る環境へ
  • SmartHRと連携することで複雑な入社手続きの簡素化に貢献するkintone

 飲食事業やアミューズメント事業を手掛けている株式会社DDホールディングスでは、紙を中心に行われていた入社の諸手続きから脱却するべく、人事労務管理ソリューション「SmartHR」を導入。正社員、アルバイトなど多種多様な勤務形態や複雑な店舗業態に応じた手続きを容易に実現するため、kintoneと連携し柔軟な情報制御を行うことで、人事部門を始め、店長など現場の負担軽減に大きく貢献している。その経緯について、グループ経営管理本部 情報システム部 寺田 勇介氏にお話を伺った。

【課題】手作業による煩雑な入社手続きで辞退者も発生、人事部門の効率化が急務に

 社内外の多様な才能やリソース生かし、既存の枠組みにとらわれない発想で革新的な商品やサービスを創出するオープンイノベーション企業をビジョンに据え、飲食事業やアミューズメント事業、不動産サービス事業など多くの事業を手掛けている株式会社DDホールディングス。現在は、国内を中心に360を超える店舗を展開しており、コロナ禍における新たな生活様式の定着を踏まえて「AMAGING NEW NOMAL」をスローガンに業界の枠にとらわれないニューノーマルの実現を目指しており、デリバリープラットフォームを利用した「デリバリー業態」の拡充や購買プラットフォームを中心としたマーケット展開など、新たな環境づくりへの取り組みに注力している。

DDホールディングス グループ経営管理本部 情報システム部 寺田 勇介氏

 飲食店を中心に多くの店舗を展開する同社では、アルバイトも含めて多くの人材が毎月入社しており、年末などの繁忙期では700人以上に達した事もあるほど。以前は、紙やメール、Excelなどを活用しながら、グループウェアに付属のワークフロー機能を使って入社手続きを行ってきた。しかし、手続きが複雑なため候補者から人事部門への問い合わせが多く寄せられていたという。「紙を中心とした手続きのため、面接から入社に至るまでに時間がかかってしまうケースが多く、その間に入社を辞退される方も。社内からもう少し早くならないかと要望があがっていました」と寺田氏。紙による業務フローのため、入社書類の入力業務のためだけに派遣社員を短期で採用せざるを得ないなど、人事部門における運用コスト上昇も課題となっていた。

 この入社手続きと合わせて、何らかのシステムを導入するなど業務の効率化に向けた環境づくりが急務となっていたと寺田氏は当時を振り返る。

【選定】店舗業態や地域など複雑な制御が必要な入社手続きにkintoneを活かす

SmartHRだけでは制御できない複雑な条件設定を可能にするkintone

 そこで、人事部門が主導して新たな業務基盤として人事労務管理ソリューション「SmartHR」の導入を決断、入社手続きのシステム化に取り組むことになったが、全国で数多くの業態を展開していた同社だけに入社に向けた条件は非常に複雑で、SmartHR単体では制御することが難しいことが明らかに。「店舗業態ごとに雇用条件が異なるだけでなく、地域ごとの最低時給やフレックスタイム制の有無など、複雑な条件をきちんと制御できる環境が必要でした。 SmartHRだけでは店舗マスターとの連携も難しく、このままではマニュアルを片手に入社手続きに必要な情報を店長が入力せざるを得ない。こんな状態であれば、紙の方がよかったと怒り出す現場も出てくることが容易に想像できたのです」と寺田氏。

 そこで寺田氏が考えたのが、すでに業務基盤として社内に浸透していたkintoneの活用。「私が入社したときは、統一された業務基盤が整備されていませんでした。そこで、すでに施設管理の仕組みとして利用されており、申請系のワークフローとして現場になじんでいたkintoneの用途を拡張していこうと考えたのです」と寺田氏は語る。

「kintone」「SmartHR」双方に長けた開発パートナーと基盤整備を推進

 kintoneであれば、複雑な入社条件をマスター情報として用意することで、条件に応じて柔軟に制御できるため、入社手続きにおける煩雑な処理の自動化が期待できたのだ。「当初からプラグイン、カスタマイズによってSmartHRとの連携についてはイメージできていました。ただし、法令対応も含めて毎年変更が伴う労務手続きだけに、バージョンアップで迅速に対応できるよう、SmartHRが持つAPIを前提に仕組みを検討したのです」と寺田氏。

 そして、社内のリソース不足もあり、kintoneおよびSmartHR双方の知見を持つサイボウズオフィシャルパートナーとして、経験豊富な株式会社ニックスに打診。「毎年Cybozu Days(サイボウズ デイズ)に参加しているのですが、ニックスさんとの出会うことができたのはこのイベントのおかげ。双方のツールの良し悪しをきちんと理解したうえで提案いただけるなど、安心してお願いできると考えたのです」と寺田氏。株式会社ニックスとの出会いもきっかけになり、手作業による煩雑な入社手続きの効率化に向けた環境づくりに取り組み始めた。

【効果】入社手続きや差戻し後の修正も、登録者本人で実施、店舗側の負担を大きく軽減

 今回実装したSmartHRとの連携については、アルバイトや社員など同社に入社する全ての人が対象となっており、年末調整手続きとともに、入社手続きの基盤として活用されている。面接後、入社が確定した時点で名前やメールアドレスなど履歴書に記載されている最低限の情報を店長がkintoneに入力。連携ボタンをクリックすることでAPIを経由してSmartHRに登録され、入社するメンバーに向けて招待メールが届くようになる。メンバーはスマートフォンからURLをクリックしてSmartHRにアクセスし、雇用契約の締結や自身の給与口座、身分証のコピーなど各種個人情報を入力してSmartHRに送信すると、人事部門がSmartHRにて内容を確認できる。

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 「店舗側は最初の簡易的な情報を入力するだけで、あとはメンバー自身が登録するため、差し戻された情報の確認や修正など店舗側の作業負担が大きく軽減できました。煩雑な手続きによる入社までのタイムラグもなくなり、現場からも好評です」と寺田氏は評価する。

人事部門の工数削減に大きく貢献、入社辞退など機械損失解消にも一役

 今回kintoneを基盤としてSmartHRと連携したことで、これまで入社に必要な各種書類の郵送が不要になり、面接後最短1日で入社できる環境が整備できている。「紙を郵送する手間がなくなり、入社する本人が情報を入力することで店長が間に入る必要もありません。情報不備での差し戻しも78%ほど削減できている」と寺田氏。特に現場スタッフは隙間時間に事務処理をこなす必要があるため、差し戻しなどはできる限り少なくしたいところ。その手間が大幅に解消できたことは大きいという。

 また、入社までの期間が短縮できたことで、入社辞退を未然に防ぐなど、機会損失の解消にも役立っている。「特に若い方はスマートフォンに慣れており、入社書類を紙で書くことに抵抗を感じる方も。今では手続きもスマートフォン1つでサクサクでき、まさに働く方の生活にあった入社手続きのフローが整備できたと感じています」と寺田氏。さらに店長が情報を入力する際にも、kintoneを活用し必要に応じた情報の出し分けできていることも大きい。「店舗のある地域の最低時給など、さまざまなアラート情報もカスタマイズして表示できます。業態や地域に合わせて表示する情報が制御できるkintoneのおかげです」と評価する。

 kintoneでの業務改善は店長などの現場スタッフに留まらず、人事部門の業務効率化にも大きく貢献している。紙の情報をデータ化せずに済むことで人事マスター登録までがスムーズになり、人事部門の工数も1.5人/月ほど削減することに成功したと言う。紙の運用から脱却する事もできたため、人事部門のテレワーク率も向上しているという。

 kintoneおよびSmartHRにて業務が大幅に効率化されたことで、さらなるアプリ制作の依頼が増えるなど、全社的なIT活用のレベルアップにも大きく貢献。具体的には、アナログな手法で行ってきた産休や傷病手当などの手続きに関しても、現場からの要望で新たにアプリ化するなど、さらなる業務効率化につながっている状況だ。

環境整備のスピードを上げるkintone、業務フローをシンプルにすることが大きな魅力に

 kintoneに関しては、APIによって外部サービスの制御ができることはもちろん、現場からの要望に応じて迅速に対応できる点が大きなメリットだと寺田氏。「従来は紙での運用だったため、承認されてなくとも紙さえあれば申請できてしまう状態でしたが、今ではkintoneのワークフローによって承認されたものだけがSmartHRと連携します。わずか2週間ほどで現場に適用できるなど、kintoneでなければこんなスピード感では難しい」と寺田氏は力説する。

 kintoneの魅力は、業務フローをシンプルにすることができる点が大きいという。「特に人事周りで必要な、異動の申請や給与変更、昇格降格、住所変更、退職手続きなどは、本来であれば全て異なる仕組みで実装せざるを得ません。kintoneであれば類似したフローを全て1つのアプリに集約できますし、必要な項目だけをチェックすれば簡単にデータベースが構築できる。以前はグループウェア上に100件近く実装していた稟議申請のフローが、kintoneではわずか2つのアプリでまかなえています。入り口を少なくしながら必要な業務アプリが実装できるのは大きい」と評価する。

 今回SmartHRとの連携を手掛けた開発パートナー 株式会社ニックスについては、各ソリューションの強みはもちろん、弱いところも含めて理解したうえで、積極的に提案いただいたと高く評価している。「我々の希望に対して、システム化の利点や弱点をきちんと整理し、最適な形で提案、実装していただけました。システム目線というよりも使うユーザの目線に立っていただけており、非常に安心感が得られています」と寺田氏の評価も高い。しっかりとしたドキュメントを残すという意味でも、費用対効果の高さを実感しているという。

 今では、面接後翌日から働いてもらう場合でも、SmartHR内に情報が入力されるとkintoneへの従業員マスター登録から雇用契約書や雇用通知の自動送付がすぐに実施可能になっている。kintoneだけでなく、SmartHRも含めて強力なパートナーシップ関係があるという意味でも、貴重な企業だと評価も高い。

交通費の最適化や採用システム連携など、kintoneを活用しさらなる効率化を推進

 社内の手続き・申請では交通費の申請でも差し戻しの処理が多く発生しており、人事部門の業務負担も大きい。今後は、社内の業務基盤として定着したkintoneを活用し、交通費の最適化に向けて、最短経路の計算や定期券の有無などのチェックを厳格化していくために外部サービスとの連携を強化していきたいという。また勤怠システムとの連携や入社後のコミュニケーション基盤として活用しているビジネスチャットであるLINE WORKSのアカウント登録など、未だ手作業で行われている処理も残っているため、周辺システムとの連携も含めてさらなる自動化、省力化に取り組んでいきたいと意欲的だ。

今後も新たな業務が発生した場合は、kintoneを入り口として、各種サービスとの連携も含めて環境整備していきたいと今後について語っていただいた。(2021年10月取材)

【この事例の開発パートナー】
株式会社ニックス

E-mail:sales@nics.co.jp

kintoneを中核に、各種クラウドサービスを連携したトータルソリューションをご提供。企画立案から開発、導入支援、保守サポートまで、お客様のニーズに応じてご支援致します。事例一覧に戻る

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勤務時間・曜日
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勤務形態
固定時間制
休暇・休日

年間休日125日!(特別休暇を含む)

  • 完全週休2日制(土・日)
  • 祝日休み
  • 年末年始休暇
  • GW休暇
  • 夏季休暇
  • 慶弔休暇
  • 有給休暇(100%取得)
  • 産前・産後休暇
  • 育児休暇
  • 介護休暇
  • 特別休暇
  • 誕生日休暇
勤務地所在地
東京都 港区 赤坂駅
勤務地備考

東京都 港区 赤坂

アクセス

東京都 港区 赤坂駅 徒歩5分

試用期間
試用期間なし
待遇・福利厚生

【各種手当】
■交通費支給(月30,000円迄)
■資格手当※下記参照
■資格取得費用補助
■子供手当(月3,000円)
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■役職手当
■PJ資格手当
※平均30,000円~(勤続年数と経験職種により変動あり)

【福利厚生】
■社会保険完備
■退職金制度
■研修制度(1~2ヶ月間:IT・Webスキルを学びます)
■英会話研修制度
■資格取得支援制度
■定期健康診断(婦人科健診含)
■キャリアカウンセリング制度
■社内レクリエーション等の各種イベント
■受動喫煙体制(屋内原則禁煙)

社会保険
  • 雇用保険
  • 労災保険
  • 健康保険
  • 厚生年金
企業名
株式会社ファンズデータ
本社所在地
1010064 東京都千代田区神田猿楽町2丁目1番2号鎌形ビル4階
業種
情報技術
代表電話番号
+81368110438
代表者名
小早川 蓮
その他

【選考フロー】

書類、WEB面接、内定

キャリアを積んでいけば、
将来的にフルリモート(在宅ワーク)や副業を始めることもできる可能性があるお仕事です

経験者の給与に関してはスキル、経験に異なります。

経験者の方はスキル次第で研修が無い可能性がございます。

\モデル給与例/

年収350万円/(未経験入社2年)

年収450万円/(未経験入社3年)

年収600万円/(未経験入社5年)

よくあるご質問

===============

Q:勤務地は他のプロジェクト先も選べますか?

A:選べます。希望を最大限考慮して決定いたしますので、ご安心ください。

Q:面接方法は?

A:オンラインで実施中です!お手持ちのPCやケータイからご参加いただけます。

Q: 研修中に給与はでますか?

A:もちろんです。入社後に研修が始まるので、ご安心ください。

Q: 本当に未経験でもエンジニアになれますか?

A:未経験人材の教育に力を入れております。必要なのは本人のやる気だけです!

===============

※『書類審査通過された方の場合のみ、ご連絡を差し上げております。 ご理解の程、宜しくお願い申し上げます。』

雇用形態: 正社員

雇用形態: 正社員

給与: 250,000円 - 500,000円 月給

平均所定労働時間(1か月当たり): 10時間

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・入社後の研修について
入社後研修として、約3ヶ月のプログラムをご用意。
資格取得に向けた試験勉強ではなく、
実践で役に立つ知識を効率良く身に付けていきます。
エンジニアデビューがゴールではなく、その先を目指せる環境です。

========研修内容========

(基礎)
・PCの立ち上げ
・ビジネスマナー
・Excel・Word

(応用)
・Linux研修
・Python研修
・CCNA研修
・AWS構築研修(基礎、応用)
・JAVA研修(基礎、応用)
・VBA研修(基礎、応用)

====================

そのほか、ビジネス研修や月1回のキャリア面談を通して、
着実にエンジニアとしてのキャリアステップを進んでいくことができます。

・お仕事の詳細
世の中の『仕組み』を支えるお仕事!

暮らしに欠かせないインターネット(インフラ)やスマートフォンアプリ(開発)。
その裏側では多くの技術者たちが働いています。

例えば、AWSやAzureなどのクラウドサービスを活用して、
ユーザーが安心して利用できる環境を整えたり、
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まずは研修からスタート!
ITエンジニアとしてステップアップ!

【具体的には】
まずは約3ヶ月ほどの研修を通じて
ITの基本的な知識・スキルを身につけてください!
その後は先輩がいるプロジェクトに配属となり、
ITエンジニアとしてスタートです!

★「開発?インフラ?」という方も
『基礎から』学べますので安心してください!

■研修後は。。。。
下記のロジェクトでスタート!

◎有名ファッション誌のECサイト構築
◎メンタルヘルスチェックシステムの開発
◎ビッグデータ処理システムの開発
◎ERP系システムの導入・保守 など

★最初は先輩社員が担当しているプロジェクト!
すぐそばに相談できる先輩がいるので安心です!

求める人材

【学歴不問/未経験歓迎】
★やる気さえあればご応募OK★
お人柄重視の採用です!

【面接は1回のみ!】

\先輩もこんな理由で入社しています/

●「手に職つけて働きたい」
●「将来はフリーランスで働きたい」
●「IT・Webの知識を身につけたい」
●「安定した業界でスキルを伸ばしたい」
●『将来が不安、、、、』
●実はWeb系の勉強をしている!

アピールポイント

「知識・経験ゼロ」でOK!

現在活躍しているメンバーは、
ほとんどが未経験スタート!
アパレル、飲食店、ドライバーなど。。。
さまざまな業種の方が在籍します!

事にもくもくと取り組むことが好き

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⇒入社時にこういった思いを持っていた元・未経験の方が
今では一人前に成長し、最前線で活躍してくれています!

必ず同期メンバーとスタートしていただくので、
仲間とともに、成長の過程を楽しんでください。

勤務時間・曜日

9:00~18:00(所定労働時間8時間、休憩60分)

  • 仕事とプライベートのメリハリをつけて働けます!
  • 参加するプロジェクトによって多少時間が異なる可能性があります。
  • 平均残業10時間以内
勤務形態
固定時間制
フレックスタイム制度
休暇・休日

【年間休日125日】

  • 完全週休2日
  • 土日祝日
  • 夏季休暇
  • 年末年始休暇
  • 慶弔休暇
  • 有給休暇
  • 育児休暇
  • 介護休暇
  • 産前産後休暇
  • 生理休暇
  • 骨髄ドナー休暇
勤務地所在地
東京都 千代田区 有楽町駅
勤務地備考
  • 東京都 千代田区 有楽町駅
  • 原則屋内禁煙、喫煙室あり
アクセス

東京都 千代田区 有楽町駅 徒歩4分

試用期間
試用期間なし
待遇・福利厚生
  • 昇給年1回
  • 賞与年2回
  • 社会保険完備
  • 交通費全額支給
  • 残業手当
  • 独身寮
  • 家族寮
  • 家賃補助
  • 持ち株会制度
  • 確定拠出年金制度
  • 転居費用負担制度(会社都合の転居のみ)
  • 資格取得支援制度
  • 健康保険組合のサービス利用(TJK/ベネフィット・ステーション)
  • 宿泊施設/スポーツ施設/飲食/レジャー、エンタメ割引
  • ライフケア(育児/介護等)
社会保険
  • 雇用保険
  • 労災保険
  • 健康保険
  • 厚生年金
企業名
株式会社ファンズデータ
本社所在地
1010064 東京都千代田区神田猿楽町2丁目1番2号鎌形ビル4階
業種
情報技術
代表電話番号
+81368110438
代表者名
小早川 蓮
その他

キャリアを積んでいけば、、、
将来的にフルリモート(在宅ワーク)や副業も可能!

よくあるご質問

===============
Q:勤務地は他のプロジェクト先も選べますか?
A:選べます。希望を最大限考慮して決定いたしますので、ご安心ください。

Q:面接方法は?
A:オンラインで実施中です!お手持ちのPCやケータイからご参加いただけます。

Q: 研修中に給与はでますか?
A:もちろんです。入社後に研修が始まるので、ご安心ください。

Q: 本当に未経験でもエンジニアになれますか?
A:未経験人材の教育に力を入れております。必要なのは本人のやる気だけです!

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※『書類審査通過された方の場合のみ、ご連絡を差し上げております。 ご理解の程、宜しくお願い申し上げます。』

雇用形態: 正社員

給与: 260,000円 - 500,000円 月給

平均所定労働時間(1か月当たり): 160時間

学歴:

  • 高等学校卒業 (必須)

雇用形態: 正社員

給与: 250,000円 - 500,000円 月給

平均所定労働時間(1か月当たり): 10時間

学歴:

  • 高等学校卒業 (望ましい)